Atunci când o companie are nevoie de mașini, întrebarea nu este doar ce modele să aleagă sau cât costă acestea. La fel de important este cum vor fi utilizate vehiculele și care este cea mai potrivită modalitate de a asigura mobilitatea companiei.
Leasingul operațional, închirierea auto pe termen scurt și achiziția unei flote proprii răspund unor nevoi diferite. Durata pentru care sunt necesare mașinile, predictibilitatea utilizării, resursele financiare, timpul alocat administrării și importanța proprietății asupra vehiculelor pot schimba semnificativ decizia.
De aceea, comparația nu ar trebui să pornească de la întrebarea „care variantă este mai bună?”, ci de la una mai concretă: de ce fel de mobilitate are nevoie compania?
Leasingul operațional este relevant atunci când compania utilizează vehicule în mod constant și poate estima relativ bine de câte mașini are nevoie, pentru ce perioadă și ce kilometraj vor parcurge acestea.
În loc să cumpere vehiculele, compania le utilizează pentru o perioadă stabilită contractual. În funcție de soluția aleasă, rata lunară poate include, pe lângă finanțare, servicii precum mentenanță, anvelope, asigurări, asistență rutieră sau administrarea unor procese asociate flotei.
Astfel, leasingul operațional poate răspunde atât unei nevoi de mobilitate, cât și uneia de administrare. Pentru companiile care nu vor să gestioneze separat achiziția, mentenanța, asigurările și, ulterior, revânzarea vehiculelor, acest model poate simplifica semnificativ procesele interne.
Poți vedea mai multe despre cum funcționează leasingul operațional pentru companii și despre serviciile care pot fi configurate în funcție de nevoile flotei.
Totuși, predictibilitatea nu înseamnă că orice companie care are nevoie de mașini ar trebui să aleagă automat această variantă. Perioada de utilizare, kilometrajul și modul în care evoluează necesarul de mobilitate trebuie analizate înainte de alegerea soluției. Am detaliat aceste situații și în articolul despre când este potrivit leasingul operațional pentru o companie.
Nu toate nevoile de mobilitate pot fi anticipate pentru următorii trei sau patru ani. O companie poate câștiga un proiect pentru care are nevoie rapid de vehicule, poate avea perioade de activitate sezonieră sau poate angaja temporar oameni care trebuie să se deplaseze.
În astfel de situații, avantajul principal al închirierii este flexibilitatea. Compania poate adăuga vehicule pentru perioada în care are efectiv nevoie de ele, fără să transforme o necesitate temporară într-un angajament pe termen lung.
De aceea, comparația dintre închiriere și leasing operațional trebuie făcută în primul rând în funcție de durata și predictibilitatea nevoii, nu doar prin compararea unui cost lunar. Dacă necesarul este temporar sau fluctuează puternic, flexibilitatea poate conta mai mult decât avantajele unui contract construit pentru utilizare pe termen mai lung.
Pentru situațiile în care necesarul de mobilitate este temporar, poți afla mai multe despre închirierea auto pe termen scurt pentru companii.
Am analizat separat și rolul închirierii pe termen scurt în proiectele temporare sau sezoniere.
Achiziția rămâne o opțiune firească pentru organizațiile pentru care proprietatea asupra vehiculelor este importantă. Compania decide cât timp păstrează mașinile, cum le utilizează și când le înlocuiește sau le vinde.
În același timp, proprietatea înseamnă și asumarea costurilor și proceselor asociate întregului ciclu de viață al vehiculului. Pe lângă achiziție sau finanțare, trebuie luate în calcul mentenanța, anvelopele, asigurările, taxele, reparațiile, administrarea și deprecierea. La finalul perioadei de utilizare apare și procesul de valorificare a vehiculelor.
Din acest motiv, comparația dintre o flotă proprie și alte soluții nu ar trebui făcută exclusiv între prețul de achiziție și rata lunară de leasing. O imagine mai relevantă este oferită de costul total generat de vehicul pe întreaga perioadă de utilizare.
Acesta este principiul TCO – Total Cost of Ownership. Dacă analizezi achiziția unei flote, vezi și ce este TCO și cum influențează costurile reale ale unei flote auto.
Aceeași soluție poate funcționa foarte bine pentru o companie și poate fi nepotrivită pentru alta. Un prim criteriu este durata nevoii de mobilitate, dar nu este singurul. Contează și cât de stabilă este activitatea, cât de predictibil este kilometrajul, ce resurse interne există pentru administrarea flotei și cât de importantă este proprietatea asupra vehiculelor.
Dacă vehiculele sunt utilizate permanent în activitatea companiei, iar numărul lor și kilometrajul pot fi estimate cu suficientă acuratețe, leasingul operațional merită analizat. Este cu atât mai relevant atunci când compania dorește să externalizeze o parte dintre activitățile asociate administrării flotei și să aibă o vizibilitate mai bună asupra costurilor contractuale.
În acest caz, analiza trebuie continuată cu durata contractului, kilometrajul estimat, tipurile de vehicule necesare și serviciile care ar trebui incluse.
Un proiect nou, o echipă temporară sau o perioadă cu activitate mai intensă nu justifică neapărat extinderea permanentă a flotei.
Într-o astfel de situație, închirierea poate oferi flexibilitatea necesară pentru a acoperi perioada respectivă fără ca organizația să își dimensioneze flota permanentă după un vârf temporar de activitate.
Dacă strategia companiei este să dețină vehiculele și să le utilizeze o perioadă lungă, achiziția poate rămâne o opțiune relevantă.
Important este ca analiza să includă nu doar investiția inițială, ci și deprecierea, mentenanța, asigurările, administrarea și valoarea estimată la revânzare. O mașină cumpărată nu încetează să genereze costuri după momentul achiziției.
Dacă proprietatea este obiectivul principal, merită analizată și diferența dintre achiziție și alte forme de finanțare. Pentru următorul nivel al comparației, vezi leasing operațional vs leasing financiar.
Există și companii pentru care necesarul de mobilitate nu este nici complet stabil, nici complet temporar. De exemplu, organizația poate avea nevoie permanent de 30 de vehicule, dar în anumite perioade ale anului să mai aibă nevoie de încă 5 sau 10.
În această situație, dimensionarea întregii flote pentru nivelul maxim de activitate poate să nu fie cea mai potrivită abordare. O alternativă este construirea unei flote de bază pentru necesarul constant și utilizarea unei soluții flexibile pentru perioadele de vârf.
În practică, leasingul operațional, închirierea și proprietatea nu trebuie privite întotdeauna ca variante care se exclud reciproc.
O companie poate avea o flotă de bază în leasing operațional și poate utiliza închirierea pentru proiecte temporare, perioade sezoniere sau alte situații în care necesarul crește pentru o perioadă limitată. În alte cazuri, anumite vehicule speciale pot rămâne în proprietatea organizației, în timp ce mașinile utilizate curent de echipe sunt contractate prin leasing operațional.
Un astfel de mix permite companiei să asocieze fiecare categorie de vehicule cu modul în care este utilizată. În loc să aplice aceeași soluție întregii flote, organizația poate construi un model de mobilitate adaptat activității sale.
Atunci când sunt comparate trei soluții diferite, tentația este de a căuta un singur număr care să ofere răspunsul: prețul mașinii, rata lunară sau costul chiriei. În realitate, aceste valori nu sunt întotdeauna direct comparabile.
O companie care administrează intern o flotă proprie alocă și timp pentru service, documente, daune, asigurări, anvelope și revânzare. O soluție de leasing poate include o parte dintre aceste servicii în contract. Închirierea răspunde, la rândul ei, unei nevoi diferite prin flexibilitatea perioadei de utilizare.
De aceea, decizia trebuie privită din perspectiva costului total, dar și a timpului intern, flexibilității și riscurilor pe care compania este dispusă să le gestioneze.
Înainte de a solicita oferte, merită clarificate câteva lucruri despre modul în care compania utilizează mașinile:
Răspunsurile la aceste întrebări conturează mai bine soluția potrivită decât simpla comparație dintre trei prețuri.
Dacă necesarul de mobilitate este relativ predictibil, vehiculele sunt utilizate constant, iar compania preferă să nu gestioneze separat toate procesele asociate unei flote proprii, poți vedea în detaliu cum funcționează leasingul operațional pentru companii.
Pentru o perspectivă mai amplă asupra costurilor, administrării și criteriilor care trebuie analizate înainte de decizie, consultă și ghidul Business Lease despre leasingul operațional pentru companii.
Sursǎ foto: Unsplash.com
