Atunci când o companie analizează costurile flotei auto, atenția se îndreaptă aproape întotdeauna către elementele evidente: rata de leasing, combustibilul, asigurările sau facturile de service. Toate acestea sunt importante și ușor de urmărit. Există însă o categorie de costuri care rareori apare într-un buget separat și care, tocmai din acest motiv, este adesea subestimată: costurile administrative și operaționale generate de gestionarea flotei. În multe organizații, flota este administrată intern. De cele mai multe ori, responsabilitatea este împărțită între departamente administrative, financiare, HR sau operaționale. Nimeni nu se ocupă exclusiv de flotă, iar activitățile asociate sunt absorbite în programul zilnic al mai multor persoane. La prima vedere, acest model pare eficient. În practică însă, el generează o serie de costuri care nu sunt întotdeauna vizibile, dar care influențează direct eficiența companiei și costul total de utilizare al vehiculelor.
Una dintre cele mai mari erori în evaluarea costurilor unei flote este ignorarea timpului petrecut de angajați pentru activități administrative.
Programări în service.
Monitorizarea documentelor.
Gestionarea asigurărilor.
Rezolvarea solicitărilor venite din partea șoferilor.
Gestionarea daunelor.
Fiecare activitate pare minoră.
Împreună însă, ele pot consuma zeci sau chiar sute de ore anual.
Pentru un CFO, timpul este un cost.
Pentru un manager operațional, timpul este capacitate de lucru.
Pentru companie, timpul consumat cu administrarea flotei este timp care nu mai poate fi investit în activități care generează valoare.
Atunci când un vehicul intră în service sau este implicat într-un incident, impactul nu se limitează la costul reparației.
Apar întârzieri.
Se reprogramează întâlniri.
Se caută soluții temporare de mobilitate.
În anumite domenii, indisponibilitatea unui vehicul poate afecta direct activitatea comercială sau operațională.
Costul real nu este reprezentat doar de factura service-ului, ci și de efectele asupra productivității.
Pentru multe companii, o daună auto nu înseamnă doar o reparație.
Înseamnă:
În funcție de complexitate, o singură daună poate genera ore întregi de muncă administrativă.
Acest cost este rareori măsurat.
Multe companii dezvoltă flota treptat, fără o strategie clară.
Rezultatul?
Pe termen lung, această lipsă de standardizare generează costuri suplimentare și reduce capacitatea companiei de a controla eficient cheltuielile.
Cele mai multe organizații cunosc foarte bine costurile directe.
Mult mai puține cunosc costul total de utilizare al unui vehicul.
Aici intervine conceptul de TCO (Total Cost of Ownership).
Pe lângă costurile evidente, TCO include și:
De aceea, companiile care urmăresc optimizarea costurilor analizează întotdeauna costul total și nu doar valoarea ratei lunare.
Pentru o analiză detaliată a acestui concept, poți consulta și articolul nostru despre TCO (Total Cost of Ownership).
ITP-uri.
Polițe RCA.
Roviniete.
Asigurări CASCO.
Împuterniciri.
Fiecare document are termene care trebuie monitorizate permanent.
O simplă omisiune poate genera amenzi, blocaje operaționale sau costuri suplimentare.
Pe măsură ce flota crește, monitorizarea acestor documente devine un proces din ce în ce mai complex.
Poate cel mai puțin discutat cost dintre toate.
Flota nu consumă doar bani.
Consumă atenție.
Managerii ajung să discute despre:
Toate acestea sunt activități necesare.
Dar foarte puține companii își construiesc avantajul competitiv prin administrarea vehiculelor.
În momentul în care managementul petrece mai mult timp rezolvând probleme administrative decât dezvoltând afacerea, costul devine unul strategic.
În experiența noastră, companiile încep să fie preocupate de costurile ascunse ale flotei abia după ce ajung la un anumit nivel de complexitate.
Nu există un număr magic de vehicule.
Există însă un moment în care activitățile administrative asociate flotei încep să consume resurse disproporționate față de valoarea pe care o aduc.
Acesta este momentul în care multe organizații analizează soluții de externalizare și administrare profesionistă a flotei.
Primul pas este măsurarea.
Dacă timpul consumat pentru administrarea flotei nu este monitorizat, costul real nu poate fi evaluat.
Al doilea pas este standardizarea proceselor.
Al treilea pas este analiza posibilităților de externalizare a activităților administrative și operaționale care nu fac parte din activitatea principală a companiei.
Pentru multe organizații, leasingul operațional reprezintă una dintre cele mai eficiente modalități de a combina finanțarea vehiculelor cu administrarea acestora într-un singur serviciu integrat.
Care este cel mai mare cost ascuns al unei flote auto?
În multe organizații, cel mai mare cost ascuns este timpul consumat de echipele interne pentru administrarea vehiculelor și gestionarea proceselor asociate.
Ce înseamnă TCO pentru o flotă auto?
TCO (Total Cost of Ownership) reprezintă costul total de utilizare al unui vehicul pe întreaga perioadă de exploatare, incluzând atât costurile directe, cât și cele indirecte.
Cum pot fi reduse costurile unei flote?
Prin monitorizarea costului total de utilizare, standardizarea proceselor, optimizarea politicii de flotă și reducerea activităților administrative care consumă resurse interne.
Leasingul operațional ajută la reducerea costurilor ascunse?
Da. Pe lângă finanțare, leasingul operațional poate include servicii precum mentenanță, administrarea anvelopelor, gestionarea daunelor, asistență rutieră și monitorizarea documentelor, reducând astfel efortul administrativ intern.
Majoritatea companiilor cunosc costul combustibilului, valoarea ratei lunare sau costurile de service.
Mult mai puține cunosc însă costul real al administrării flotei.
Timpul consumat de echipele interne, indisponibilitatea vehiculelor, gestionarea daunelor, lipsa standardizării și atenția managerială reprezintă costuri care nu apar întotdeauna în rapoartele financiare, dar care influențează direct eficiența organizației.
De aceea, companiile care urmăresc optimizarea costurilor nu se limitează la analiza prețului unui vehicul. Ele analizează întregul ecosistem din jurul flotei și caută soluții care să reducă atât costurile vizibile, cât și pe cele ascunse.
Sursǎ foto: shutterstock.com
