Atunci când o companie analizează costurile flotei auto, discuția începe aproape întotdeauna de la aceleași elemente: rata lunară, consumul de combustibil, costurile de service sau valoarea de achiziție a vehiculelor. Este firesc. Sunt costuri vizibile, ușor de identificat și de urmărit în bugete. Problema este că acestea reprezintă doar o parte din costul real al unei flote. În practică, cele mai mari pierderi de eficiență nu apar întotdeauna în facturile de service sau în consumul de carburant. Apar în timpul consumat de echipele interne pentru administrarea vehiculelor, în procesele fragmentate, în lipsa de predictibilitate și în numeroasele activități care, individual, par minore, dar care împreună consumă sute de ore anual. Din acest motiv, întrebarea pe care și-o pun tot mai multe companii nu mai este „Cum cumpărăm mașinile?”, ci „Cine și cum le administrează după ce intră în flotă?”.
Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le observăm în companii este evaluarea flotei exclusiv prin prisma costurilor financiare directe.
În realitate, flota consumă și o resursă mult mai valoroasă și mai greu de măsurat: atenția oamenilor.
Un manager operațional urmărește reparații și programări în service.
Un specialist administrativ gestionează documente, asigurări și expirări.
Un coleg din HR răspunde solicitărilor șoferilor.
Un director financiar încearcă să înțeleagă de ce costurile cresc de la un an la altul, deși numărul de vehicule rămâne relativ constant.
Niciuna dintre aceste activități nu pare problematică în mod individual.
Însă, atunci când sunt analizate împreună, ele formează un proces complex care consumă timp, atenție și resurse interne care ar putea fi utilizate pentru activități cu valoare mai mare pentru companie.
În majoritatea organizațiilor, costul administrării flotei nu apare niciodată într-un raport separat.
El este distribuit între mai multe departamente și este absorbit de timpul consumat de echipele administrative, financiare, HR sau operaționale.
Din acest motiv, multe companii ajung să compare exclusiv costurile vizibile — rata lunară, combustibilul sau mentenanța — ignorând costurile generate de procesele interne.
Paradoxal, acestea pot avea un impact mai mare asupra eficienței decât diferența dintre două oferte de leasing.
Atunci când un manager petrece câteva ore pe săptămână rezolvând probleme legate de flotă, costul nu apare într-o factură. El apare sub forma timpului care nu mai poate fi alocat dezvoltării afacerii.
Pentru cineva din exterior, administrarea unei flote poate părea simplă.
În practică, lucrurile arată diferit.
O flotă de 50 de vehicule poate genera anual:
Fiecare dintre aceste activități necesită timp.
Iar timpul este un cost.
De cele mai multe ori, acest cost nu apare într-o linie distinctă din buget. Tocmai de aceea este atât de ușor de ignorat.
În experiența noastră, companiile încep să analizeze serios externalizarea administrării flotei nu atunci când cresc costurile vehiculelor, ci atunci când cresc costurile administrative asociate acestora.
Momentul în care managerii încep să discute frecvent despre programări în service, daune, expirări de documente și indisponibilitatea mașinilor este, de regulă, momentul în care flota a depășit nivelul la care poate fi administrată eficient prin procese informale.
Nu este neapărat o problemă de număr de vehicule.
Este o problemă de complexitate.
Am întâlnit organizații cu 20 de vehicule care aveau procese foarte bine puse la punct și organizații cu 15 vehicule care pierdeau timp semnificativ în activități administrative repetitive.
Majoritatea organizațiilor cunosc foarte bine valoarea ratei lunare pentru fiecare vehicul.
Mult mai puține știu însă:
Aceste costuri nu sunt întotdeauna evidente.
Dar ele influențează direct eficiența operațională și costul total de utilizare al vehiculelor.
Din acest motiv, companiile performante nu mai analizează doar prețul unei mașini sau valoarea unei rate lunare. Analizează costul total de utilizare și resursele necesare pentru administrarea flotei pe întreaga perioadă de exploatare.
Pentru o analiză mai detaliată a conceptului de TCO (Total Cost of Ownership), poți consulta și ghidul nostru dedicat aici.
Nu există o regulă universală care spune că la 20, 30 sau 50 de vehicule administrarea trebuie externalizată.
Numărul de mașini este doar o parte a ecuației.
Întrebarea mai importantă este:
Cât timp consumă flota din resursele companiei?
Atunci când administrarea vehiculelor începe să ocupe o parte semnificativă din timpul echipelor administrative, financiare, HR sau operaționale, compania trebuie să analizeze dacă aceste activități fac cu adevărat parte din obiectul său principal de activitate.
Pentru un distribuitor, o companie de producție, o firmă de servicii sau o organizație cu echipe mobile, administrarea flotei este o activitate necesară.
Dar rareori este o activitate care generează avantaj competitiv.
Externalizarea începe să aibă sens atunci când organizația urmărește:
În loc să gestioneze relația cu zeci de furnizori, service-uri, asiguratori și centre de anvelope, compania lucrează cu un singur partener care coordonează întregul ecosistem.
Pentru multe organizații, aceasta nu este doar o decizie operațională.
Este o decizie strategică privind utilizarea eficientă a resurselor interne.
Nu orice companie are nevoie de un serviciu complet de administrare a flotei.
Pentru organizațiile care operează câteva vehicule și dispun deja de resurse administrative suficiente, administrarea internă poate fi perfect justificată.
Beneficiile externalizării devin vizibile pe măsură ce cresc complexitatea operațională, numărul de vehicule și volumul activităților administrative asociate.
Tocmai de aceea, decizia nu ar trebui luată pornind de la numărul de mașini, ci de la costul total al procesului de administrare.
Unul dintre motivele pentru care leasingul operațional a câștigat atât de mult teren în ultimii ani este faptul că nu oferă doar finanțare.
Oferă și administrare.
Mentenanță, anvelope, asigurări, gestionarea daunelor, asistență rutieră, vehicule de înlocuire și raportare sunt servicii care pot fi integrate într-un singur contract.
Pentru companie, rezultatul este simplu:
mai puțin timp consumat intern, mai puține surprize și o predictibilitate mai bună a costurilor.
Dacă vrei să înțelegi mai bine cum funcționează un astfel de model, poți consulta și ghidul nostru complet despre leasingul operațional, analiza privind diferențele dintre leasingul operațional și leasingul financiar sau pagina dedicată serviciilor de leasing operațional Business Lease.
Ce înseamnă administrarea flotei auto?
Administrarea flotei auto reprezintă ansamblul activităților necesare pentru gestionarea vehiculelor unei companii, inclusiv mentenanță, asigurări, documente, anvelope, daune și monitorizarea costurilor.
Ce activități include fleet management-ul?
Fleet management-ul include gestionarea întregului ciclu de viață al vehiculelor: achiziție, utilizare, mentenanță, administrare documente, gestionarea daunelor și înlocuirea vehiculelor.
Când merită externalizarea administrării flotei?
Externalizarea merită analizată atunci când administrarea vehiculelor consumă resurse interne importante sau când compania dorește o predictibilitate mai bună a costurilor.
Leasingul operațional include administrarea flotei?
În majoritatea cazurilor, da. Serviciile pot include mentenanță, anvelope, asigurări, gestionarea daunelor, asistență rutieră și raportare.
Cum se calculează costul total al unei flote?
Costul total al unei flote include atât costurile directe (rate, combustibil, service, asigurări), cât și costurile indirecte generate de administrarea și utilizarea vehiculelor.
În cele mai multe companii, provocarea nu este achiziția vehiculelor.
Provocarea este administrarea lor în următorii trei, patru sau cinci ani.
De aceea, discuția despre flotă nu ar trebui să înceapă de la prețul unei mașini și nici de la valoarea unei rate lunare.
Ar trebui să înceapă de la o întrebare mult mai importantă:
Cât costă, în realitate, administrarea flotei pentru organizația noastră?
Abia după ce răspunsul la această întrebare devine clar, o companie poate decide dacă administrarea internă este cea mai eficientă soluție sau dacă externalizarea poate genera mai multă valoare, mai multă predictibilitate și o utilizare mai bună a resurselor interne.
Sursǎ foto: shutterstock.com
