Pentru o companie cu activitate sezonieră, una dintre cele mai dificile întrebări legate de flotă este aparent simplă: câte mașini avem, de fapt, nevoie?
Dacă dimensionezi flota pentru lunile cele mai aglomerate, riști să ai vehicule insuficient utilizate în restul anului. Dacă o dimensionezi pentru perioadele normale de activitate, în sezonul de vârf poți ajunge să nu ai suficiente mașini exact atunci când businessul are cea mai mare nevoie de ele.
Problema apare în logistică și distribuție, dar și în retail, construcții, agricultură, servicii sau în orice altă activitate în care volumele se modifică semnificativ de-a lungul anului. În astfel de companii, obiectivul nu ar trebui să fie neapărat o flotă care rămâne identică tot anul, ci o structură de mobilitate care poate separa necesarul permanent de cel temporar.
Sezonalitatea poate face ca necesarul maxim de vehicule să fie mult mai mare decât necesarul obișnuit. Tocmai de aceea, punctul de plecare ar trebui să fie identificarea flotei de bază.
Câte mașini sunt utilizate constant, indiferent de sezon? Ce echipe au nevoie permanent de mobilitate? Ce kilometraj pot fi estimat pentru aceste vehicule și cât de stabil este acest necesar de la un an la altul?
Pentru această componentă predictibilă a flotei, leasingul operațional poate fi o soluție potrivită. Compania stabilește perioada contractuală, kilometrajul estimat și serviciile necesare, iar costurile asociate utilizării vehiculelor devin mai ușor de planificat.
Mai multe despre modul în care funcționează această soluție găsești pe pagina dedicată leasingului operațional pentru companii.
Aici apare o diferență importantă.
Dacă o companie utilizează permanent 30 de mașini, dar timp de trei luni pe an are nevoie de 40, nu înseamnă neapărat că flota permanentă trebuie dimensionată la 40 de vehicule.
Cele zece mașini suplimentare răspund unei nevoi diferite. Ele nu acoperă activitatea normală a companiei, ci un vârf temporar.
Într-o astfel de situație, o soluție flexibilă de închiriere poate completa flota de bază fără ca necesarul sezonier să fie transformat într-un angajament pe termen lung.
Am explicat mai detaliat când este potrivită închirierea auto pe termen scurt pentru companii.
Aceasta este una dintre cele mai importante distincții pentru un business sezonier.
Flota de bază răspunde activității recurente. Pentru aceasta contează predictibilitatea costurilor, disponibilitatea vehiculelor, kilometrajul, mentenanța și eficiența administrării pe termen mediu și lung.
Flota suplimentară răspunde unei variații temporare. Aici devin mai importante viteza cu care pot fi adăugate vehicule, durata pentru care sunt necesare și posibilitatea de a renunța la ele atunci când volumul de activitate revine la nivelul obișnuit.
Dacă cele două nevoi sunt tratate identic, compania riscă fie să plătească pentru capacitate pe care nu o utilizează tot anul, fie să nu aibă suficiente vehicule în perioadele critice.
Într-o companie sezonieră, faptul că veniturile sau volumele de activitate fluctuează nu înseamnă că toate costurile trebuie să fluctueze odată cu ele.
Pentru vehiculele utilizate permanent, o structură contractuală clară ajută compania să estimeze mai bine bugetul necesar mobilității. În funcție de contract, rata de leasing operațional poate include atât utilizarea vehiculului, cât și servicii precum mentenanța, anvelopele, asigurările sau asistența.
Acest lucru nu elimină toate variabilele unei flote. Kilometrajul real, condițiile de utilizare sau modificările față de parametrii contractuali continuă să conteze. Dar oferă un cadru mai clar pentru costurile recurente decât gestionarea separată a fiecărei componente.
Pentru o analiză mai amplă a impactului asupra lichidității companiei, poți consulta și articolul despre leasingul operațional și impactul asupra cash-flow-ului.
O flotă sezonieră nu se gestionează eficient doar reacționând atunci când apare cererea.
Datele din anii anteriori pot arăta când începe să crească necesarul de vehicule, cât durează perioada de vârf, ce tipuri de mașini sunt necesare și cât sunt utilizate. Aceste informații permit companiei să distingă între o fluctuație repetitivă, care poate fi planificată, și o nevoie excepțională.
De exemplu, dacă în fiecare an, între octombrie și decembrie, necesarul crește cu aproximativ 20%, această variație nu mai este complet imprevizibilă. Poate fi introdusă în planificarea anuală a flotei și discutată din timp cu furnizorul de mobilitate.
În schimb, un proiect câștigat pentru șase luni sau deschiderea temporară a unei noi operațiuni poate necesita o abordare diferită.
O mașină care nu circulă suficient nu încetează să coste.
În cazul unei flote proprii, există în continuare depreciere, asigurări, taxe, mentenanță și capital investit. În cazul unui contract de leasing, există obligațiile contractuale asumate pentru perioada stabilită.
De aceea, întrebarea nu este doar cât costă o mașină pe lună, ci și cât timp este efectiv necesară și cât de intens este utilizată.
Pentru companiile care vor să compare mai riguros costurile diferitelor variante, analiza TCO – Total Cost of Ownership oferă o perspectivă mai relevantă decât simpla comparație dintre prețul de achiziție și rata lunară.
Pentru unele companii, răspunsul nu este alegerea exclusivă între leasing operațional, închiriere sau proprietate.
O structură posibilă este folosirea leasingului operațional pentru necesarul stabil de mobilitate, completat cu închiriere atunci când activitatea generează un necesar temporar suplimentar. În alte situații, compania poate avea anumite vehicule în proprietate și poate utiliza leasingul sau închirierea pentru alte categorii ale flotei.
Important este ca structura să pornească de la modul în care sunt folosite vehiculele, nu de la ideea că întreaga flotă trebuie administrată prin aceeași soluție.
Dacă vrei să compari opțiunile în funcție de profilul companiei, vezi și analiza leasing operațional vs închiriere vs flotă proprie.
Înainte de dimensionarea flotei, merită să te uiți la câteva întrebări concrete:
Răspunsurile pot arăta dacă problema este lipsa vehiculelor, supradimensionarea flotei sau pur și simplu faptul că aceeași soluție este folosită pentru nevoi de mobilitate diferite.
Pentru o companie sezonieră, predictibilitatea și flexibilitatea nu sunt obiective opuse.
Predictibilitatea este importantă pentru partea de activitate care rămâne constantă. Flexibilitatea devine importantă acolo unde cererea se modifică. O strategie eficientă de flotă poate avea nevoie de ambele.
În loc să dimensioneze toate vehiculele pentru cel mai aglomerat moment al anului, compania poate identifica flota de bază, poate anticipa necesarul sezonier și poate utiliza soluții diferite pentru fiecare dintre ele.
Dacă necesarul permanent este suficient de predictibil, poți afla mai multe despre leasingul operațional pentru companii sau poți discuta cu echipa Business Lease despre structura de flotă potrivită activității companiei tale.
Sursǎ foto: Unsplash.com
