Cu cât flota unei companii crește, cu atât cresc și numărul de decizii, excepții și costuri care trebuie gestionate. O mașină indisponibilă poate fi o problemă punctuală. Într-o flotă de 100 de vehicule, timpii de imobilizare, mentenanța neplanificată, accidentele, kilometrajul suplimentar sau documentele care expiră devin probleme de management.
De aceea, riscul unei flote nu ar trebui privit doar prin prisma accidentelor sau a costurilor de reparație. Există riscuri financiare, operaționale, administrative și contractuale, iar fiecare trebuie tratat diferit.
Unele pot fi transferate către un furnizor. Altele pot fi reduse prin procese și date mai bune. Iar unele rămân, inevitabil, în responsabilitatea companiei.
Pentru o companie care deține vehiculele, costul flotei nu se termină la achiziție. Mașinile se depreciază, iar valoarea pe care compania o va recupera la revânzare depinde de piața second-hand, kilometraj, stare, motorizare și momentul vânzării.
La o flotă mare, diferențele dintre valoarea estimată și cea obținută efectiv pot deveni semnificative.
În cazul leasingului operațional pentru companii, compania utilizează vehiculele pentru perioada și kilometrajul stabilite contractual și le returnează la final. Revânzarea nu mai trebuie gestionată intern, iar riscul privind valoarea reziduală este preluat de compania de leasing.
Asta nu înseamnă că toate riscurile financiare dispar. Kilometrajul peste cel contractat, deteriorările care depășesc uzura normală sau modificarea necesarului de mobilitate pe parcursul contractului pot genera în continuare costuri.
Pentru utilizator, o mașină aflată în service înseamnă timp pierdut. Pentru Fleet Manager, zece mașini indisponibile simultan pot deveni o problemă de business.
De aceea, unul dintre indicatorii relevanți pentru o flotă mare este timpul de imobilizare. Nu contează doar cât costă o reparație, ci și cât timp vehiculul nu poate fi utilizat și ce impact are această indisponibilitate asupra activității.
Mentenanța preventivă, programarea intervențiilor și o rețea de service bine administrată pot reduce acest risc. În funcție de soluția contractuală, pot exista și servicii de asistență sau vehicule de înlocuire care contribuie la continuitatea mobilității.
Pentru flotele cu un grad ridicat de utilizare, subiectul merită analizat separat. Am detaliat acest lucru în articolul despre managementul flotelor cu utilizare intensivă.
O reparație neprevăzută la o mașină nu schimbă bugetul unei companii. Zeci de intervenții neplanificate pot să o facă.
De aceea, pentru o flotă mare contează mai puțin factura individuală și mai mult capacitatea de a anticipa costul total al utilizării vehiculelor.
Aici trebuie urmărite împreună finanțarea, mentenanța, combustibilul sau energia, anvelopele, asigurările, taxele, daunele și costurile generate de indisponibilitate.
Analiza TCO – Total Cost of Ownership este mai relevantă pentru această decizie decât comparația unei singure componente de cost.
Pe măsură ce flota crește, administrarea devine ea însăși un risc.
Asigurări, mentenanță, anvelope, daune, documente, amenzi, facturi și relația cu furnizorii generează un volum considerabil de activitate. Dacă informațiile sunt distribuite între fișiere, oameni și furnizori diferiți, probabilitatea unor întârzieri sau erori crește.
Centralizarea unei părți din aceste activități printr-un serviciu de administrare a flotei poate reduce presiunea asupra echipei interne și poate oferi o imagine mai clară asupra costurilor și operațiunilor.
Important este însă să fie stabilit foarte clar cine răspunde pentru fiecare activitate. Externalizarea administrării nu înseamnă externalizarea tuturor responsabilităților companiei.
O flotă nu poate fi optimizată doar pe baza facturilor primite la finalul lunii.
Kilometrajul, consumul, costul per kilometru, incidentele, timpul de imobilizare și gradul de utilizare pot arăta probleme care altfel rămân ascunse.
De exemplu, două vehicule identice pot avea costuri foarte diferite dacă unul parcurge 40.000 km anual, iar celălalt 12.000. O mașină poate părea ieftină ca rată lunară, dar poate deveni costisitoare prin consum, daune sau indisponibilitate.
Datele nu elimină riscul. Dar permit Fleet Managerului să intervină înainte ca excepția să devină regulă.
O parte importantă din costurile și riscurile unei flote este influențată de modul în care sunt utilizate mașinile.
Stilul de condus poate afecta consumul, uzura anvelopelor și frânelor, frecvența incidentelor și, evident, siguranța. Într-o flotă mare, diferențe aparent mici la nivelul unui singur vehicul se multiplică.
De aceea, politica auto, regulile de utilizare, instruirea și analiza incidentelor trebuie să facă parte din managementul riscului, nu doar din administrarea HR.
Subiectul este dezvoltat și în articolul despre siguranța rutieră și managementul flotei.
Un contract de flotă este construit pe anumite ipoteze: durata utilizării, kilometrajul, serviciile necesare și condițiile de returnare.
Dar businessul se poate schimba.
Un angajat poate începe să parcurgă mult mai mulți kilometri decât s-a estimat. Un proiect se poate încheia mai devreme. O categorie de utilizatori poate avea nevoie de alte vehicule.
De aceea, înainte de semnarea contractului trebuie analizate atent kilometrajul, condițiile de returnare, regulile privind uzura și deteriorările, serviciile incluse și ce se întâmplă atunci când necesarul companiei se modifică.
Un contract predictibil nu este acela în care nu apar niciodată excepții, ci acela în care știi ce se întâmplă atunci când apar.
Și prea puține mașini costă. Și prea multe.
O flotă supradimensionată înseamnă vehicule care generează costuri fără să fie utilizate suficient. Una subdimensionată poate afecta activitatea, poate crește utilizarea excesivă a vehiculelor existente sau poate obliga compania să găsească soluții urgente și mai scumpe.
Acest risc devine și mai important în companiile cu activitate sezonieră sau proiecte temporare.
În astfel de situații, soluția nu este neapărat posibilitatea de a „adăuga și elimina rapid mașini dintr-un contract de leasing operațional”. Necesarul permanent și cel temporar pot necesita soluții diferite.
Am explicat această diferență în articolul despre dimensionarea flotei într-un business sezonier.
Aici aș introduce unul dintre cele mai importante răspunsuri ale articolului.
Pot fi transferate sau externalizate, în funcție de soluția contractuală: riscul valorii reziduale, revânzarea vehiculelor și o parte dintre activitățile de mentenanță, asigurare și administrare.
Pot fi reduse, dar nu eliminate: costurile neplanificate, timpul de indisponibilitate, riscul accidentelor și erorile administrative.
Rămân în mare măsură decizii ale companiei: dimensionarea flotei, alegerea vehiculelor potrivite, politica auto, modul de utilizare, estimarea kilometrajului și decizia privind nivelul de flexibilitate necesar.
Distincția este importantă. Un furnizor bun de mobilitate poate prelua o parte din complexitate, dar nu poate transforma o flotă prost dimensionată într-una eficientă.
Nu este nevoie de zeci de indicatori dacă aceștia nu duc la decizii. Un punct bun de plecare îl reprezintă costul total per vehicul și per kilometru, kilometrajul real versus cel contractat, gradul de utilizare, timpul de imobilizare, consumul, frecvența incidentelor și costul daunelor.
În funcție de obiectivele companiei pot fi adăugați indicatori privind emisiile, electrificarea sau satisfacția utilizatorilor.
Important este ca aceleași date să fie urmărite în timp. Un KPI izolat spune puțin; evoluția lui poate arăta dacă o decizie de flotă produce efectul așteptat.
Într-o flotă mare, riscul nu poate fi eliminat complet. Poate însă fi identificat, măsurat și distribuit mai inteligent.
Unele responsabilități merită păstrate în companie. Altele pot fi externalizate. Iar anumite riscuri pot fi transferate contractual unui partener specializat.
De aceea, înainte de alegerea modelelor sau negocierea ratei lunare, merită stabilite riscurile pe care compania vrea să le păstreze, cele pe care vrea să le controleze și cele pe care preferă să le transfere.
Pentru o perspectivă mai largă asupra structurii unei flote și a rolului leasingului operațional, poți consulta Ghidul de leasing operațional pentru companii.
Iar dacă vrei să analizezi ce activități și riscuri pot fi preluate în administrarea flotei tale, poți discuta cu echipa Business Lease despre soluțiile de leasing operațional
